A Vistoria Gerencial permite acompanhar, revisar e decidir sobre os laudos enviados pelos vistoriadores no novo fluxo de vistoria veicular de São Paulo.

Por meio da Mesa de Análise, o usuário responsável pode conferir os dados da vistoria, visualizar as fotografias, revisar as avarias registradas, adicionar comentários e aprovar ou reprovar o laudo antes que ele siga para as próximas etapas.

Neste artigo, você confere como configurar a Mesa de Análise, acessar a fila de laudos, assumir uma vistoria, revisar as informações e registrar a decisão.

Importante: o conteúdo deste artigo apresenta o fluxo demonstrado para a modalidade Estrutura e Alteração Veicular — EA1, relacionada à análise de avarias. Algumas opções podem variar conforme as configurações da empresa, a modalidade analisada e as permissões do usuário.

• Caso você ainda não tenha acesso ao Otimiza Gerencial, siga os passos deste artigo: https://atendimento.grupootimiza.com.br/hc/pt-br/articles/38888741689876--Otimiza-Gerencial-Passo-a-passo-de-primeiro-acesso-ao-Otimiza-Gerencial#:~:text=Cria%C3%A7%C3%A3o%20de%20usu%C3%A1rio%20%22Administrador%22%20%2D%20ECV%C2%A0
• Para cadastrar engenheiros no Otimiza Gerencial, siga os passos deste artigo: https://atendimento.grupootimiza.com.br/hc/pt-br/articles/49751240338580--Otimiza-Gerencial-Como-fazer-o-cadastro-de-engenheiros-no-Otimiza-Gerencial

O que é a Mesa de Análise?

A Mesa de Análise é uma etapa de conferência interna realizada antes da continuidade do processo.

Ela permite que um analista revise o trabalho executado pelo vistoriador e verifique se os dados da vistoria foram preenchidos corretamente, se as imagens obrigatórias estão adequadas, se as avarias foram classificadas corretamente, se as informações apresentadas são coerentes, se existem pendências que precisam ser corrigidas e se o laudo está apto a seguir para a próxima etapa.

A aprovação da Mesa de Análise é obrigatória para liberar a emissão do laudo.

Configuração da Mesa de Análise da empresa

Antes de utilizar a Mesa de Análise, é necessário definir quais modalidades passarão por essa etapa. Para realizar a configuração, entre em contato com o nosso Suporte Técnico.

Acesse o Otimiza Gerencial

1. Entre no sistema utilizando seu usuário e sua senha.
2. No menu principal, acesse a opção Vistoria Gerencial > Mesa de Análise > Validar laudo.

3. A tela apresentará os laudos disponíveis para o usuário, considerando a empresa vinculada ao login, as modalidades liberadas para o analista, os filtros aplicados e a situação atual de cada laudo.

Utilize os filtros para localizar um laudo

1. Na parte superior da tela, o sistema apresenta campos de pesquisa e filtros. Eles podem ser utilizados para restringir a lista de laudos e facilitar a localização de uma vistoria específica.
2. É possível filtrar por placa, chassi, UF, data de envio à mesa, tipo de vistoria e modalidade
3. Preencha apenas os campos necessários e clique na opção de pesquisa.
4. Para voltar a visualizar todos os laudos, limpe os filtros aplicados.

Entenda as informações da fila

A fila apresenta os laudos em formato de tabela. Cada linha corresponde a uma vistoria disponível, em análise ou já assumida por outro usuário.

Utilize a barra de rolagem horizontal para visualizar todas as colunas.

Na parte inferior, também é possível alterar a quantidade de registros exibidos por página e navegar entre as páginas da fila.

Entenda as cores das linhas

As cores ajudam a identificar rapidamente a situação de cada laudo.

Linha branca

Indica que o laudo ainda não foi assumido por nenhum analista.

Ele está disponível para que um usuário autorizado inicie a análise.

Linha verde-clara

Indica que o laudo está sendo analisado pelo próprio usuário que está conectado ao sistema.

O analista pode abrir o processo e continuar a conferência.

Linha amarela

Indica que o laudo está sendo analisado por outro usuário.

Enquanto estiver assumido por outro analista, ele não poderá ser aberto para edição ou decisão.

O laudo ficará disponível novamente caso o responsável atual desista da análise ou conclua o processo.

Abra um laudo disponível

1. Localize uma linha branca e clique no ícone de ação correspondente à abertura ou análise do laudo.
2. Ao abrir a vistoria, o sistema vincula aquele processo ao usuário conectado.
3. A linha passa a ser apresentada em verde-claro para esse analista e em amarelo para os demais usuários. Isso impede que duas pessoas analisem e decidam sobre o mesmo laudo ao mesmo tempo.

Assumindo um laudo

Ao abrir o processo, o analista passa a ser identificado como responsável pela análise daquela passagem.

A partir desse momento, ele deverá revisar todas as etapas disponíveis, verificar as informações apresentadas, registrar observações, quando necessário e aprovar, reprovar ou desistir da análise.

Não deixe um laudo assumido sem necessidade, pois ele ficará indisponível para os outros analistas enquanto estiver vinculado ao seu usuário.

Para assumir, clique no ícone de seta para cima, localizado na aba “Ações” da fila de laudos.

Conheça a tela de análise

Ao abrir o laudo, o sistema apresenta as informações coletadas durante a vistoria.

No cabeçalho, é possível visualizar a placa do veículo, a empresa e data da vistoria, assim como o status da vistoria. Além disso, é possível ter acesso rápido à fila de laudos para análise sem sair da tela, clicando no botão “Fila de laudos filtrados para análise”.

Nesta tela, também é possível visualizar os dados da vistoria: tipo, modalidade, CNPJ do posto e do comprador e os dados do veículo: placa, chassi, motor, marca/modelo, ano, cor, combustível, PBT, quilometragem.

As informações podem ser organizadas em abas, blocos ou seções expansíveis.

Percorra toda a tela antes de registrar uma decisão.

Confira os dados gerais

1. Inicie a análise conferindo os dados gerais da vistoria.
2. Verifique se as informações correspondem ao processo e ao veículo apresentados nas imagens.
3. Caso encontre uma divergência, registre a ocorrência de forma clara antes de reprovar o laudo.

Analise as fotografias

1. Revise todas as imagens apresentadas.
2. Utilize os controles da tela para avançar, ampliar ou alternar entre as fotografias.
3. Confira se cada imagem:

• corresponde ao item solicitado;
• pertence ao veículo vistoriado;
• está nítida;
• possui enquadramento adequado;
• permite visualizar o componente analisado;
• não apresenta cortes que impeçam a conferência;
• está coerente com os dados do veículo;
• não apresenta sinais de reutilização ou captura de outra tela;
• comprova a informação registrada pelo vistoriador.

4. Quando necessário, amplie a imagem para analisar detalhes.

Comparação de fotos da vistoria

O sistema oferece um recurso que entrega ao usuário uma visão das fotos padrão, capturadas durante a vistoria, comparadas às fotos enviadas através do checklist.

Confira os sinais identificadores

1. Nas imagens de sinais identificadores, compare a numeração fotografada com os dados apresentados pelo sistema.
2. Verifique itens como chassi, motor, placas, etiquetas, gravações nos vidros, plaquetas e outros sinais exigidos para a modalidade.
3. Quando o sistema apresentar o resultado de uma leitura automática, confira se os caracteres reconhecidos correspondem à imagem.
4. Não baseie a decisão somente na validação automática. O analista deve realizar sua própria conferência visual.

Analise as avarias registradas

1. Na modalidade EA1, a Mesa de Análise apresenta as avarias informadas pelo vistoriador.
2. Revise cada item marcado e compare com as respectivas imagens.
3. Confira se:

• a avaria está realmente presente;
• a parte do veículo foi identificada corretamente;
• a classificação utilizada está adequada;
• a fotografia comprova a condição;
• não existem avarias visíveis que deixaram de ser registradas;
• as respostas do checklist são coerentes com as imagens;
• as justificativas apresentadas são suficientes.

Os itens podem ser exibidos individualmente, com a resposta registrada pelo vistoriador e a respectiva evidência fotográfica.

Confira os itens do checklist

1. Passe por todos os itens apresentados na análise.
2. Dependendo do preenchimento realizado no aplicativo, o sistema irá exibir as respostas: sim, não ou N/A (não se aplica).
3. Quando houver resposta “Sim”, confira a imagem utilizada para comprovar a avaria.
4. Quando houver “Não se aplica”, leia a justificativa informada e verifique se ela é compatível com o veículo.
5. Não aprove um laudo com respostas contraditórias, justificativas insuficientes ou evidências que não correspondem ao item.

Registre comentários na análise

1. A tela possui um campo destinado às observações ou comentários do analista.
2. Utilize esse campo para registrar informações relevantes sobre a conferência.
3. O comentário deve ser:

• claro;
• objetivo;
• relacionado ao problema encontrado;
• suficiente para orientar a correção;
• escrito em linguagem profissional.

Exemplo:

A imagem apresentada não permite visualizar completamente a avaria indicada no para-choque dianteiro. Realize uma nova captura com melhor enquadramento e iluminação.

4. Evite mensagens genéricas como: “Foto ruim”, “Corrigir”, “Está errado” ou “Refazer tudo”.
5. Quanto mais clara for a orientação, mais fácil será para o vistoriador corrigir o processo corretamente.

Adicione observações a serem inclusas no laudo

O analista deve utilizar este campo para preencher informações que deverão ser exibidas no laudo da vistoria.

Em casos de laudos aprovados, esse campo se torna opcional. Já em casos de laudos reprovados, o preenchimento é obrigatório.

Aprove o laudo

1. Depois de conferir os dados, as fotos, as avarias, o checklist e as observações, clique em Aprovar laudo.
2. O botão de aprovação é apresentado em verde no rodapé da tela.
3. Ao aprovar, o sistema registra a decisão do analista e encaminha o laudo para a próxima etapa do fluxo.

A próxima etapa dependerá da configuração da empresa e da modalidade.

O que acontece quando o laudo é aprovado?

A aprovação da Mesa de Análise libera o processo para continuar. Após a aprovação interna, o laudo pode ser encaminhado para a auditoria do Detran-SP.

O resultado definitivo da emissão dependerá também dessa auditoria externa.

Isso significa que a aprovação realizada pela empresa não garante, sozinha, a emissão final do laudo. Caso a auditoria do Detran-SP recuse o processo, a vistoria deverá retornar ao fluxo de correção.

O vistoriador precisará revisar os apontamentos, realizar os ajustes necessários e reenviar a vistoria.

Reprove o laudo

1. Quando identificar uma inconsistência que precisa ser corrigida, registre uma observação e clique em Reprovar laudo.
2. O botão de reprovação é apresentado em vermelho no rodapé da tela.

3. Antes de confirmar, verifique se o comentário explica com clareza:

• o que está incorreto;
• em qual etapa o problema foi identificado;
• o que precisa ser corrigido;
• se é necessária uma nova imagem;
• se algum dado precisa ser ajustado.
  1. A reprovação deve ser fundamentada. Não reprove um laudo sem fornecer uma orientação suficiente para o vistoriador.

O que acontece quando o laudo é reprovado?

Após a reprovação:

• o status do processo é alterado para reprovado;
• a observação fica registrada no histórico da mesa;
• o laudo retorna ao aplicativo;
• o vistoriador visualiza os apontamentos;
• as correções podem ser realizadas;
• a vistoria pode ser reenviada para uma nova análise.

Cada reenvio gera uma nova passagem no histórico.

Assim, a análise anterior permanece registrada e pode ser consultada posteriormente.

Visualize o laudo completo

A opção “Visualizar laudo” abre o documento completo em uma nova aba.

Essa visualização é destinada à consulta e não permite alterar as informações do laudo.

Utilize essa função quando precisar conferir o documento em seu formato integral antes de registrar a decisão.

Desista da análise

Caso tenha assumido um laudo e não possa continuar, utilize a opção “Desistir”.

Essa ação libera o processo sem registrar aprovação ou reprovação. Depois disso, outro analista autorizado poderá assumir o laudo.

Use essa opção quando:

• o laudo foi aberto por engano;
• o analista não possui conhecimento suficiente para aquela situação;
• é necessário transferir a análise para outro usuário;
• não será possível concluir a conferência naquele momento.

Evite manter um laudo preso ao seu usuário sem realizar a análise.

Para desistir, clique no ícone de setas, localizado na aba “Ações” da fila de laudos.

Volte para a fila

A opção “Voltar” retorna à fila de laudos sem alterar o status do processo.

Caso o laudo continue assumido pelo usuário, ele permanecerá identificado como em análise pelo próprio analista.

Se não pretende continuar, utilize “Desistir” antes de retornar à fila.

Correção e reenvio pelo vistoriador

Quando o laudo é reprovado, ele volta ao aplicativo utilizado pelo vistoriador.

O profissional deverá:

• abrir a vistoria;
• consultar os apontamentos da Mesa de Análise;
• identificar o motivo da reprovação;
• realizar os ajustes;
• revisar novamente o processo;
• reenviar a vistoria.

Depois do reenvio, o laudo retorna à fila com uma nova passagem.

O analista deverá conferir se todas as críticas anteriores foram atendidas antes de aprovar.

Diferença entre a Mesa de Análise e a auditoria do Detran-SP

A Mesa de Análise é uma conferência interna realizada pela empresa ou por um nível de análise configurado no sistema.

Já a auditoria do Detran-SP é uma etapa externa ao Grupo Otimiza e à ECV.

Por isso, um laudo pode:

• ser aprovado pela Mesa de Análise e depois recusado pelo Detran-SP;
• retornar para correção após a auditoria;
• precisar passar novamente pela Mesa de Análise depois do reenvio.

A empresa deve acompanhar o processo até a conclusão final e não somente até a aprovação interna.

Boas práticas para os analistas

Antes de aprovar ou reprovar um laudo:

• confira todas as imagens;
• leia todas as respostas;
• compare os dados do sistema com o conteúdo fotografado;
• verifique as avarias individualmente;
• revise as justificativas;
• consulte o histórico;
• analise apontamentos anteriores;
• escreva comentários claros;
• não tome decisões com base apenas em validações automáticas;
• não aprove processos com pendências apenas para liberar a fila.

A Mesa de Análise é uma etapa importante para reduzir erros, evitar reprocessamentos e aumentar a qualidade dos laudos enviados.

Em caso de dificuldade

Caso o sistema apresente algum erro durante a análise:

• atualize a página;
• confira sua conexão com a internet;
• verifique se o laudo continua vinculado ao seu usuário;
• confirme se você possui acesso à modalidade;
• registre uma captura da mensagem apresentada;
• anote o número da vistoria ou da mesa;
• informe o usuário utilizado;
• entre em contato com o suporte do Grupo Otimiza.

Não aprove, reprove ou desista de um laudo apenas para tentar corrigir uma falha de acesso.